Fotobus und Photobus planen: der Logistik-Guide für deinen Event
Die Fragen, die vor einem Event bei uns eintreffen, drehen sich fast immer um dieselben vier Dinge. Passt der Bus da rein. Wo kommt der Strom her. Wie lange dauert der Aufbau. Und was ist, wenn es regnet.
Hier steht, was du vorher klären solltest. Kein Werbetext, sondern das, was unsere Fahrerinnen und Fahrer aus über 8’000 Einsätzen mitgebracht haben. Wenn du gerade erst anfängst, lies zuerst, was eine Fotobox überhaupt ist. Und wenn du nur die harten Zahlen brauchst, weil du gerade eine Location prüfst, ist die Tabelle gleich unten der schnellste Weg.
Die wichtigsten Zahlen
| Photobus (VW T2) | Stand-Fotobox | |
|---|---|---|
| Stellfläche | 5 x 3 m | 2 x 2 m Minimum, 3 x 3 m ideal |
| Länge | ca. 4,5 m | ca. 0,5 m Tiefe |
| Breite | ca. 2,0 m mit Spiegeln, 1,85 m eingeklappt | ca. 0,5 m |
| Höhe fahrend, mit Dachträger | ca. 2,25 m | – |
| Höhe fahrend, ohne Dachträger | ca. 2,0 m | – |
| Mindest-Durchfahrtshöhe | 2,10 m, Dachträger wird dann abmontiert | 1,90 m Deckenhöhe |
| Höhe mit aufgeklappter Leuchtschrift | ca. 2,8 m | ca. 1,7 m |
| Gewicht | ca. 1,5 t | ca. 40 kg |
| Bodenlast pro Rad | ca. 325 kg | vernachlässigbar |
| Strom | 230 V, eigener 10-A-Kreis | 230 V, eigener 10-A-Kreis |
| Aufbauzeit | 5 bis 10 Minuten | ca. 20 Minuten |
Platz: wie viel Fläche wird benötigt?
Der Photobus braucht 5 x 3 Meter. Ungefähr ein Parkplatz mit etwas Luft drumherum. Die Fläche ist nicht nur für das Fahrzeug, sondern auch für die geöffneten Türen, den Bereich vor der Kamera und die Leute, die warten.
Die Stand-Fotobox ist eine andere Kategorie. Sie benötigt als Grunfläche zwar nur 0.5 x 0.5 Meter. Was sie wirklich braucht, ist der Raum davor. Der Abstand zwischen Kamera und Gästen, plus der Hintergrund dahinter. 2 x2 Meter funktionieren. Drei mal drei sind angenehmer, weil dann auch grössere Gruppen ins Bild passen.
Höhe und Zufahrt
Mit montiertem Dachträger ist der Bus im Fahrbetrieb rund 2,25 Meter hoch. Für Durchfahrten ab 2,10 Metern nehmen wir den Dachträger ab, dann kommen wir mit etwa 2,0 Metern durch. Die Leuchtschrift klappen wir erst am Standort auf, die spielt für die Einfahrt keine Rolle.
Für Indoor-Locations heisst das: gib uns die tatsächliche lichte Höhe des Tors, nicht die geschätzte. Ein Garagentor mit „ungefähr zweieinhalb Metern» ist im Zweifel 2,08 Meter, weil oben noch die Torführung hängt. Diese zwei Zentimeter entscheiden dann. Die Stand-Fotobox passt durch jede normale Tür ab 60 Zentimeter Breite und braucht aufgebaut eine Deckenhöhe von 1,90 Metern.
Bodenlast: das häufigste Missverständnis
Das kommt jedes Jahr ein paar Dutzend Mal. Die Location sagt, der Boden trägt 500 Kilogramm pro Quadratmeter, der Bus wiegt anderthalb Tonnen, also geht es nicht. Doch, es geht. Der Bus steht auf vier Rädern, nicht auf einer durchgehenden Fläche. Sein Gewicht verteilt sich auf vier Punkte, das sind rund 325 Kilogramm pro Rad. Und ein Rad steht nicht auf einem Punkt, sondern auf einer Aufstandsfläche von mehreren hundert Quadratzentimetern. Die tatsächliche Belastung liegt damit weit unter dem, was ein normaler Eventboden aushält.
Wir hatten den Bus schon auf einem alten Holzboden in einer Scheune stehen, nach Rücksprache mit der Location. In der Praxis ist die Statik selten das Problem. Das Gespräch mit dem Hauswart schon eher, weil dort meistens niemand gerechnet hat. Wenn deine Location Bedenken anmeldet, gib uns einfach die Kontaktdaten. Wir klären das direkt. Geht schneller, als wenn du zwischen zwei Parteien übersetzen musst, die beide eine andere Sprache sprechen.
Wenn der Kran kommt
Manchmal kommt man nicht über die Tür rein. Am Flughafen Zürich haben wir den königsblauen Photobus mit einem Kran auf die Besucherterrasse gehoben. Das brauchte einen Spezialkran, eine behördliche Genehmigung für den Luftraum und eine ziemlich genaue Absprache mit den Sicherheitsdiensten.
Das ist die Ausnahme. In den allermeisten Fällen braucht der Bus nicht mehr Platz als eine mobile Fotobox und fährt einfach an seinen Standort. Aber wenn dein Event auf einer Dachterrasse oder im Obergeschoss stattfindet und weder Warenlift noch Treppenhaus in Frage kommen, ist eine Kraneinbringung machbar. Wir organisieren die Logistik, prüfen die Statik vor Ort und kümmern uns um die Bewilligungen.
Strom: der häufigste Grund, warum etwas nicht läuft
Wenn am Eventtag etwas hakt, liegt es fast nie am Bus, am Wetter oder am Untergrund. Es liegt am Strom. Genauer gesagt an einem Anschluss, den wir uns mit der Bar, der Musikanlage oder der Lichtsteuerung teilen müssen.
| Anforderung | Detail |
|---|---|
| Steckdose | 230 V Schuko (T13 oder T23), handelsüblich |
| Stromkreis | eigener Kreis, ausschliesslich für uns |
| Absicherung | mindestens 10 A Leitungsschutzschalter |
| Spitzenverbrauch | ca. 900 bis 1’100 W |
| Normalbetrieb | ca. 300 bis 500 W |
| Kabel | bringen wir mit, 30 bis 40 Meter |
| Generator | nur Inverter-Generator, mindestens 2’000 W |
| Kraftstrom (CEE) | nicht nötig |
Warum ein eigener Kreis
Die Frage kommt fast täglich. Eine normale Steckdose reicht doch, oder? Grundsätzlich ja. Es kommt darauf an, was sonst noch daran hängt.
Im Bus sitzen mehrere Geräte, die kurze, starke Stromspitzen ziehen. Der Studioblitz lädt nach jedem Foto seinen Kondensator auf, eine kapazitive Last, die für den Bruchteil einer Sekunde ordentlich zieht. Gleichzeitig heizt der Drucker seinen Thermokopf. Dazu kommen Tablet, Monitor, Innenbeleuchtung und die Leuchtschrift auf dem Dach.
Das alles verträgt eine normale Steckdose problemlos. Das Problem entsteht, wenn parallel die Beschallung hochfährt, die Barbeleuchtung geschaltet wird oder der Caterer seine Kaffeemaschine startet. Die Spannung bricht kurz ein. Das genügt, damit der Drucker mitten im Druckjob einen Fehler wirft oder der Blitz nach dem nächsten Bild nicht mehr auslöst.
Intern sagen wir deshalb immer, eigene Phase, eigener Kreis. Das klingt nach mehr, als es ist. In einer normalen Halle oder einem Saal heisst es schlicht, dass eine Steckdose über einen eigenen 10-A-Schalter im Verteilerkasten läuft und sonst nichts daran hängt. Wenn das gegeben ist, haben wir praktisch nie Probleme.
Die Geräte im Detail
Für alle, die es genau brauchen, also Eventtechnik oder die Elektriker der Location. Der Elinchrom D-Lite RX 4 arbeitet mit 400 Ws, akzeptiert 90 bis 260 Volt und zieht beim Laden kurzzeitig 500 bis 600 Watt. Die Recyclezeit liegt zwischen 0,35 und 1,6 Sekunden. Die Modelling-Lampe läuft bei uns meist niedrig oder ganz aus.
Der DNP DS620A akzeptiert 100 bis 240 Volt und braucht beim Drucken rund 370 Watt. Im Standby unter einem halben Watt. Die Leuchtschrift auf dem Dach hat 68 Birnen. Als Richtwert drei bis fünf Watt pro Birne, also grob 340 Watt bei voller Bestückung. Tablet, Monitor und Innenbeleuchtung kommen zusammen auf 100 bis 150 Watt.
Theoretisch macht das in Summe rund 1’460 Watt. In der Praxis überschneiden sich Blitzladung und Druckvorgang selten vollständig, und die Leuchtschrift hängt oft an einem eigenen kleinen Kreis im Bus. Realistisch liegen wir bei 900 bis 1’100 Watt Spitze am Aussennetz. Ein 10-A-Kreis liefert bei 230 Volt dauerhaft 2’300 Watt. Selbst mit einem Sicherheitspuffer von der Hälfte bleiben 1’150 Watt, das reicht bequem.
Kabel
Wir haben immer eine eigene Rolle mit 30 bis 40 Metern dabei. Damit reichen wir in fast allen Fällen von der nächsten Steckdose zum Bus, ohne dass du etwas organisieren musst.
Liegt der Standort weiter als 40 Meter Kabelweg entfernt, sag uns das vorher. Und bitte keine mehrstufigen Verlängerungen von anderen Dienstleistern dazwischenstecken. Unterschiedliche Querschnitte und unbekannte Lasten sind genau das Risiko, das wir vermeiden wollen.
Events ohne Stromanschluss
Festivals, Wiesen, Scheunen ohne Anschluss. Kennen wir. Der Bus läuft dort einwandfrei, wenn der Generator eine Bedingung erfüllt.
Es muss ein Inverter-Generator sein. Ein normaler Generator produziert Strom mit Spannungsschwankungen bis zu zehn Prozent und einer unsauberen Sinuswelle. Für eine Bohrmaschine egal. Für einen Studioblitz und einen Thermodrucker nicht. Der Blitz recycelt dann nicht sauber, der Drucker wirft Fehler, und im schlimmsten Fall nehmen die Kondensatoren Schaden.
Ein Inverter-Generator erzeugt zuerst Gleichstrom und wandelt ihn digital in eine saubere Sinuswelle um. Die Ausgangsspannung bleibt stabil, egal wie die Last schwankt.
Was wir brauchen, ist ein Inverter-Generator mit mindestens 2’000 Watt Nennleistung, nicht Spitzenleistung, dazu stabile 230 Volt und eine normale Schuko-Steckdose am Ausgang. Bewährt haben sich der Honda EU22i und der Yamaha EF2000iS. Vergleichbare Geräte anderer Hersteller gehen genauso. Beide sind leise genug, um in der Nähe des Events zu stehen.
Generator und Treibstoff organisiert die Location oder der Veranstalter. Wenn ihr schon einen habt, schickt uns Hersteller und Modell, dann sagen wir vorher, ob er passt.
Lieferung, Aufbau und Abbau
Lieferung, Aufbau und Abholung sind bei uns im Offertenpreis enthalten. Kein Zusatzpaket, sondern der Standard. Der Grund ist unsere Erfahrung. Sobald empfindliche Technik durch fremde Hände und fremde Kofferräume geht, steigt die Fehlerquote.
Der Photobus ist in drei Schritten startklar
Viele denken, ein grösseres Gerät bedeute einen komplizierteren Aufbau. Beim Bus ist es umgekehrt. Er kommt als fertige Einheit, nichts wird montiert oder verkabelt.
- Stromkabel einstecken
- Fotobox einschalten, die Technik fährt automatisch hoch
- Leuchtschrift aufklappen
Das dauert nach dem Parkieren fünf bis zehn Minuten. Der Abbau sind dieselben Schritte rückwärts, meist unter drei Minuten.
Vollständiges Skript einsehen
Hallo, ich bin Lori von Fotobus. Böse Zungen behaupten, dass es länger geht, einen Fotobus aufzubauen, als eine Stand-Fotobox. Und das lassen wir natürlich nicht auf uns sitzen. Es braucht nur drei kleine Schritte, bis der Fotobus startklar ist. Erstens, der wichtigste Schritt: Strom einstecken. Tada. Sorry. Tada. Dann die Fotobox einschalten, damit du fotografieren kannst. Warte schnell. Easy, oder? Das wäre es schon gewesen. Jetzt kannst du fotografieren. Oft werden wir gefragt, was es überhaupt braucht, den Fotobus platzieren zu können. Unsere Antwort ist da immer die gleiche: Einfach ganz normalen Haushaltsstrom. Das ist alles. Und drei mal fünf Meter Platz. Eigentlich wie ein Parkplatz. Und wie der Aufbau einer Fotobox dann aussieht, zeigen wir dir in einem anderen Video. Da musst du aber ein bisschen mehr Zeit nehmen, weil das geht ja angeblich mega „lange…». Tschüss.
Die Stand-Fotobox braucht etwas mehr
Die Box wird modular aufgebaut. Standfuss ausrichten, Holzbox aufsetzen und festschrauben, Stromkabel und Drucker verbinden, Drucker positionieren, Studioblitz mit Beauty Dish aufsetzen und die Lichtstärke einstellen, Hintergrund aufbauen und ausrichten, Testbild machen.
Rund zwanzig Minuten, und bei einer Lieferung macht das unser Team. Alle Teile sind beschriftet, damit auch eine Selbstabholung funktioniert.
Wann Selbstabholung Sinn ergibt
Selten. Die Lieferung ist ohnehin im Preis enthalten, du sparst also nichts. Sinnvoll wird es nur bei sehr speziellen Zufahrten, wo ein Transporter schlicht nicht hinkommt.
Wenn du trotzdem selbst abholst, plane drei Dinge ein. Die verpackte Fotobox misst etwa 120 x 60 x 50 Zentimeter, ein Kleinwagen reicht nicht. Sie wiegt rund 40 Kilogramm, also zwei Personen zum Verladen. Und die Haftung für Transportschäden geht mit der Übergabe auf dich über.
Wo wir liefern
Schweizweit. Zürich, Bern, Luzern, Basel, Aargau, St. Gallen, Graubünden, dazu Liechtenstein, Vorarlberg und Süddeutschland. Berghütten im Wallis haben wir genauso beliefert wie Höfe im Jura.
Wetter und Jahreszeiten
Der Photobus ist ein geschlossenes Fahrzeug. Die Session findet im Inneren statt, deine Gäste bleiben trocken. Bei Regen wird er regelmässig zum gemütlichsten Ort der ganzen Feier, weil die Leute drin sitzen bleiben. Die Sorge, dass dann niemand durch den Regen läuft, hat sich in der Praxis nie bestätigt.
Die Stand-Fotobox braucht draussen ein Dach. Nicht wegen ein paar Tropfen, sondern weil Elektronik und Fotopapier keine Feuchtigkeit vertragen. Ein Zelt, ein Vordach oder eine überdachte Terrasse reichen. Genauso wichtig ist Schatten. Direkte Sonne macht den Bildschirm unlesbar und heizt den Drucker auf.
Im Winter fahren wir normal weiter. Streusalz ist für einen Oldtimer nicht ideal, aber das ist unser Problem und nicht deins. Für dich relevant ist eher, dass Drucker bei Kälte eine Weile brauchen, bis sie auf Temperatur sind. Bei Winter-Events kommen wir deshalb etwas früher.
Standort und Timing
Bis hierher ging es um Machbarkeit. Der Rest entscheidet, ob die Box benutzt wird oder traurig in der Ecke steht.
Nach über 8’000 Events ist das Muster ziemlich eindeutig. Die Fotobox gehört dorthin, wo die Leute ohnehin sind. In der Nähe der Bar funktioniert sie am besten. Der Weg zur Toilette ist der zweitbeste Platz, weil da jeder mindestens einmal vorbeikommt.
Was nicht funktioniert, ist der ruhige Nebenraum. Die Idee dahinter ist gut gemeint, damit die Musik nicht stört und die Gäste in Ruhe posieren können. Nur geht dort niemand hin. Wer eine Fotobox benutzt, tut das spontan, weil er sie sieht und weil daneben gerade jemand lacht. Ohne diesen Anschub bleibt sie leer.
Der zweite Faktor ist der Zeitpunkt. Eine Box, die schon beim Apéro läuft, wird zwei-, dreimal fotografiert und dann vergessen. Eine, die nach dem Essen aufgeht, wenn die Stimmung da ist, läuft die ganze Nacht. Eröffne sie bewusst, statt sie einfach hinzustellen.
Und der dritte sind die Ausdrucke. Ein gedrucktes Bild landet in der Tasche, am Kühlschrank oder im Gästebuch. Ein digitales landet in der Galerie und wird einmal angeschaut. Beides hat seine Berechtigung, aber der Unterschied in der Nutzungsrate ist erheblich.
Was passiert, wenn etwas ausfällt
Technik ist nie hundertprozentig. Entscheidend ist, wie schnell jemand reagiert.
Auf jeder Box klebt eine Notfallnummer. Dahinter sitzt unser eigenes Team, kein Callcenter. Erreichbar rund um die Uhr, auch um 23 Uhr an einem Samstag, weil genau dann Fotoboxen ausfallen und nicht am Dienstagvormittag. Die häufigsten Fälle lösen wir am Telefon in unter fünf Minuten. Meistens ist es Papier oder ein Neustart.
Dahinter steht der Gerätepark. Wir haben mehr Boxen und Busse, als wir an einem normalen Wochenende brauchen. Das ist teuer und der einzige Grund, warum wir überhaupt Ersatz schicken können, statt dir einen guten Rat zu geben.
Jede Box wird nach dem Einsatz gereinigt und geprüft, bevor sie wieder rausgeht. Bei der Kamera heisst das Sensor und Optik, beim Drucker Kopf und Restpapier, bei den Requisiten eine Sichtprüfung. Unser Werkstattteam arbeitet dafür ein festes Protokoll ab.
Datenschutz am Event
Die Bilder liegen zuerst lokal auf dem Gerät und wandern danach in eine passwortgeschützte Galerie auf Schweizer Servern. Die Übertragung ist verschlüsselt. Deine Gäste sehen am Bildschirm, dass fotografiert und gespeichert wird, und geben ihre Einwilligung dort. Wer ein Bild nicht behalten will, kann es löschen lassen.
Für die meisten privaten Feiern ist das alles, was du wissen musst. Bei Firmenevents mit externen Gästen lohnt sich ein Hinweis in der Einladung oder ein Schild an der Box. Der rechtliche Teil steht in unserer Datenschutzerklärung.
Checkliste vor deinem Event
- Steht die Stellfläche fest, 5 x 3 m für den Bus oder mindestens 2 x 2 m für die Box?
- Ist der Untergrund eben und befestigt?
- Kennst du die lichte Höhe der Zufahrt, falls es indoor ist?
- Gibt es eine Steckdose in Reichweite, idealerweise auf einem eigenen Kreis?
- Falls kein Strom vorhanden ist, wer organisiert den Inverter-Generator?
- Steht die Box draussen, und wenn ja, ist ein Dach da?
- Wer ist am Eventtag vor Ort der Ansprechpartner?
- Weiss die Location, dass wir kommen, und ab wann wir zufahren dürfen?
- Ist der Standort dort, wo die Gäste ohnehin sind?
Wenn du bei einem Punkt unsicher bist, schick uns ein Foto. Das ist ernst gemeint und geht schneller als jede Beschreibung.
Häufige Fragen
Wie viel Platz braucht der Photobus?
Rund 5 x 3 Meter für Aufbau und Betrieb. Wichtig ist zusätzlich, dass die Fahrerin genug Platz zum Rangieren hat, falls der Bus nicht direkt an den Standort fahren kann.
Reicht eine normale Haushaltssteckdose?
Ja, eine gewöhnliche 230-V-Steckdose genügt. Entscheidend ist, dass sie auf einem eigenen Stromkreis liegt und nicht mit der Bar, dem DJ oder der Küche geteilt wird.
Braucht ihr Kraftstrom oder eine CEE-Steckdose?
Nein. Einphasig mit 230 Volt reicht vollständig.
Wir haben nur eine Mehrfachsteckdose. Geht das?
Kommt darauf an, was sonst daran hängt. Nur wir, dann ja. Auch der DJ, dann bekommen wir Probleme.
Wie viel Gewicht muss der Boden tragen?
Etwa 325 Kilogramm pro Rad. Normale Eventböden und auch die meisten Scheunen tragen das problemlos. Wir klären es gerne direkt mit deiner Location.
Passt der Bus durch ein normales Tor?
Ab 2,10 Metern Durchfahrtshöhe ja, dann nehmen wir den Dachträger ab und kommen mit rund 2,0 Metern durch. Gib uns die tatsächliche lichte Höhe, dann sagen wir dir vorher, ob es geht.
Ist der Aufbau des Busses komplizierter als bei einer Stand-Fotobox?
Nein, umgekehrt. Der Bus kommt als fertige Einheit und ist nach dem Platzieren sofort einsatzbereit. Die Stand-Fotobox wird aus Einzelteilen aufgebaut und braucht länger.
Ist der Photobus bei Regen ein Stimmungskiller?
Nein. Die Session findet im Inneren statt, deine Gäste bleiben trocken. Bei Regen wird der Bus meistens zum Treffpunkt.
Können wir einen beliebigen 2’000-Watt-Generator nehmen?
Nur wenn es ein Inverter-Generator ist. Ein normaler Generator kann trotz genügend Leistung Probleme machen, weil die Sinuswelle unsauber ist.
Wann sollten wir buchen?
Für Samstage im Sommer und im Dezember eher sechs bis zwölf Monate vorher. Kurzfristige Anfragen lohnen sich trotzdem, wir haben oft noch Kapazität.
